Как все успевать

Суть вкратце

Здесь речь идет об управлении временем без стрессов и доведении дел до завершения.

Техника GTD (Getting Things Done, «доведение дел до завершения») учит, как работать эффективно и без стрессов. Она помогает организовать рабочий процесс и решать задачи по порядку, в порядке приоритета. Основана техника на том, чтобы освободить голову от множества задач, которые нужно сделать (записав их куда-то), и сосредоточиться на том, что делается прямо сейчас.

Основные рекомендации

Сконцентрируйтесь на одной важной задаче

Отложите в сторону все отвлекающие программы (Скайп, уведомления о новых сообщениях и т. п.) и сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, а не на нескольких сразу (например, не надо разговаривать по телефону и проверять почту одновременно).

Прогоните из головы все, что сейчас не нужно

«Выгрузите» из головы отвлекающие мысли и задачи — просто запишите их в «хранилище» (в блокнот или в специальную программу). Так вы освободите оперативную память своего мозга и сможете решать задачи более эффективно. Это очень важный принцип, на котором основана вся техника доведения дел до завершения.

«Съедайте по лягушке» каждый день

Неприятные задачи, которые вы постоянно откладываете, быстро накапливаются. Попробуйте выполнять одну такую неприятную задачу каждый день.

Откажитесь от напоминалок

Не ставьте напоминалки. Просто заглядывайте в список задач всякий раз, когда приходите куда-то (в офис, домой и т. п.).

Удаляйте ненужные письма на входе

Отфильтровывайте всю ненужную информацию в момент ее появления (избегайте подписок на рассылки). Если есть сомнения по поводу ценности информации, можете отложить ее в сторонку, а потом уже решить, возвращаться ли к ней.

Планируйте рабочий день до того, как он начнется

Регулярный просмотр текущих задач позволит вам выделить самые важные из них и распределить время эффективно. Храните все идеи и задачи в одном месте Очень удобно хранить все заметки и документы в электронном виде, и лучше всего — в одной программе или приложении. В таком архиве вы легко найдете нужную информацию.

Установите стабильный темп работы

Систематическая работа «шаг за шагом» эффективнее, чем в условиях пиковой нагрузки. Эффективность резко падает, если задачи сначала полностью игнорируются, а затем выполняются в спешке, когда приближается крайний срок.

Различайте мероприятия и задачи

Назначенные мероприятия (деловые встречи, приемы у врача и т. п.) составляют жесткую структуру в вашем расписании. А задачи, которые не привязаны к конкретному времени, должны распределяться в зависимости от приоритета и наличия свободных рабочих часов.

Как вести список дел

Большинство рекомендаций сводится к тому, что все, привязанное ко времени (имеющее конкретную дату или срок), нужно заносить в календарь. Лучше в такой, который синхронизируется между всеми устройствами, которыми вы пользуетесь (компьютер, смартфон).

Все остальное, не имеющее даты — в общий список дел. Важно, чтобы этот список был один (опять же, на всех ваших устройствах). Считается, что несколько списков дел гарантированно ведут к провалу. Единственное замечание — если у вас часто возникают какие-то дела, задачи, следует иметь на столе листок бумаги, и руководствоваться им в течение дня. На него же попадают отдельные мысли, обещания коллегам и прочее.

Альтернативные подходы

«Бессистемные советы» Александра Амзина

Журналист Александр Амзин пытался следовать принципам техники доведения дел до завершения, однако нашел их слишком жесткими и неприемлемыми для себя. Результатом его изысканий стала книга «Бессистемные советы» (доступно для бесплатного чтения). В ней охватываются 5 тем, связанных с организацией труда и времени: почту, работу, жизнь, список дел и чтение.

Сейчас книга опубликована полностью и доступна для бесплатного скачивания в формате PDF.

Ссылки

1. Техника Getting Things Done — Википедия.
2. Time Management Without Stress — Nikolay Dodonov, time management coach.